INPUT DATA (SAMBUT BIOS MI-SD 2012 Bagian 5)

 Lanjutan.....

PROSES INPUT DAN IMPORT DATA EXCEL

Beberapa hal yang harus diperhatikan ketika input data di Format Excel:

1. Struktur kolom pada Format Excel harus sesuai dengan struktur biodata BIOS UN.

2. Data excel harus berada di sheet1

3. Kolom paralel dan ABSEN harus terisi

4. Proses Import akan menindas file database yang sama (lama)

5. Format excel harus disimpan dengan type MS Excel 5.0 / 1995.

6. Format tanggal: ddmmyy dan berupa Teks bukan Date (Format Tanggal)

    contoh: 120901 untuk tanggal 12 September 2001

Jika tanggal lahir yang di data excel berformat Date harus dirubah ke format Teks, tetapi tidak dengan cara Format Teks yang terdapat pada menu Format Cell.

Berikut cara merubah TANGGAL (DATE) ke Teks:

1. Letakkan pointer di sel kosong sebaris dengan tanggal lahir siswa nomor urut teratas.

2. Ketikkan rumus: =text(sel_tanggal;"ddmmyy") Enter.

    Isi sel_tanggal  dengan cara klik pada tanggal lahir siswa nomor urut teratas.

    Jika berhasil, tanggal lahir akan berubah, misalnya 2001-09-12 menjadi 120901

3. Kopilah hasilnya untuk semua tanggal lahir siswa (terserah antum caranya; bisa ditarik atau diolor ke bawah, kalau saya biasanya saya blok mulai yang dikopi sampai baris terbawah, lalu CTRL+D)

4. Hasil rumus text berupa TANGGAL format ddmmyy kopi paste spesial ke sel tanggal lahir yang akan diimport ke BIOSD.

Cara Kopi Paste Spesial sama seperti sebelumnya.

Untuk tanggal lengkap dikosongi saja atau diisi dengan cara sama pada tanggal pendek dengan rumus:

=text(sel_tanggal;"ddmmmmyyyy”) lalu kopi hasilnya untuk yang lain dan kopi paste spesial.

Jika tidak diisi, maka saat di Aplikasi BIOSD 2012 harus diedit dengan menekan ENTER pada tanggal pendek agar tanggal lengkap keluar secara otomatis (tetapi proses enter ini satu persatu tiap tanggal).

Tahap berikutnya adalah menyimpan ke format excel 5.0 / 95.

1. Tekan tombol fungsi F12

2. Cari tempat BIOSD 2012 masuk Folder 05-22 è BIODATA

3. Ketik file name dengan format: BIO12_0522kodeMID misal: BIO12_0522785D

4. Klik dan pilih Save as type Microsoft Excel 5.0/95 Workbook

5. Klik Save atau Enter.  Jika selesai tutup File Excel (Close)

   (berikut ilustrasi save as type)

File yang telah disimpan siap diIMPORT ke BIOSD 2012.

Cara IMPORT file Excel ke BIOSD:

1. Buka program BIOSD 2012.

2. Klik menu Isi Data,  klik Sub Menu Export / Import

3. Lihat daftar nama Sekolah hilangkan tanda centang pada Negeri dan Umum (mensortir daftar ke Madrasah Swasta saja yang tampil)

4.  Klik Nama Madrasah antum

5.  Klik Import Excel, klik Proses, OK. Jika sukses muncul seperti gambar di bawah ini. Cek /tampilkan di Sub Menu Siswa, hilangkan centang Negeri/Umum klik nama MI antum.

Berikut ilustrasinya

 Nah import sukses. Jika input belum selesai dapat dilanjutkan di BIOS saja atau jika dirasa mudah di excel ya diedit diexcel diimport lagi.

Untuk selanjutnya tahap pencetakan Data Nominasi UN. (bersambung)